ทำงานจากโรงแรม: เครื่องมือที่จำเป็นมีอะไรบ้าง?

work from hotel

เมื่อพูดถึงการทำงาน คนส่วนใหญ่นึกถึงแต่ความน่าเบื่อและความจืดชืด ไม่มีสีสัน ไม่นั่งจ้องอยู่แต่หน้าจอก็เข้าประชุม แต่หลังจากมีการระบาดใหญ่ แนวโน้มที่ 3 มีสิทธิที่จะเกิดขึ้น: การทำงานจากในโรงแรม เนื่องด้วยคนที่ได้ทำงานแบบรีโมทต่างกระตือรือร้นที่จะเดินทางท่องเที่ยวหลังหมดล็อกดาวน์ ปัจจุบันพวกเขาจึงมักรวมวันหยุดเข้ากับการทำงานไว้ด้วยกัน

แนวโน้มนี้กำลังเปลี่ยนแปลงพลวัตของโรงแรม เห็นได้จากอัตราการเข้าพักวันพฤหัสบดีและวันอาทิตย์ ซึ่งโดยปกติก่อนหน้านี้มีอัตราการเข้าพักในโรงแรมต่ำ แต่ขณะนี้มีผู้เข้ามาพักมากขึ้น เพราะพนักงานมักจะจัดตารางเที่ยววันหยุดยาวๆ เพื่อจะไปทำงานและจัดช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ไว้ตรงกลางเพื่อพักผ่อนและเที่ยวชมสถานที่ตามปกติ

ผู้ที่มีความต้องการในการทำงานจากโรงแรมจะต้องเตรียมเครื่องมือช่วยเหลือที่ถูกต้องและพร้อมใช้งาน หากไม่มีเครื่องมือ การทำงานอาจมีประสิทธิภาพที่ลดลง และอาจมีปัญหาระหว่างการทำงานนอกสถานที่ มากไปกว่านั้นคือ พวกเขาอาจมีความเป็นไปได้ที่จะเกิดภาวะเครียดและท้อแท้กับงาน การมีผู้ช่วยระหว่างทำงานนอกสถานที่จึงเป็นสิ่งสำคัญ

ต่อไปนี้จะนำเสนอเครื่องมือที่มีความจำเป็นจะต้องใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจากโรงแรม

ฮาร์ดแวร์ที่ใช้สำหรับการทำงานในโรงแรม

work from hotel - hardware
ที่มา: Pexels

นอกจากแล็ปท็อปแล้ว พนักงานต้องใช้ฮาร์ดแวร์อื่นๆเพื่อช่วยเพิ่มกำลังการทำงานเมื่อเลือกทำงานจากโรงแรมด้วย

หูฟัง/ไมโครโฟน – ภายในโรงแรมอาจสะดวกสบายและเป็นบรรยากาศใหม่ๆสำหรับการทำงานจริง แต่เสียงรอบกายที่ไม่สามารถควบคุมและแก้ไขได้เป็นเรื่องที่ต้องจัดการด้วยตนเอง เมื่อมีการจัดประชุมจากทางบริษัท พนักงานจึงมีความจำเป็นที่จะต้องใช้หูฟังและไมโครโฟนเพื่อความชัดเจนในการสื่อสาร ในปัจจุบัน หูฟังได้รับการออกแบบให้มีระบบ noise cancelling เพื่อตัดเสียงรบกวนออก แต่ราคาก็จะปรับไปตามคุณภาพ เช่นกัน

ฮาร์ดดิสก์เสริม – ฮาร์ดไดรฟ์เป็นอุปกรณ์ที่นำมาใช้สำหรับการสำรองข้อมูลเป็นหลัก อุปการณ์นี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานจากโรงแรมเป็นอย่างมาก เพราะในโรงแรมส่วนใหญ่ มีผู้เข้าพักมากมายใช้งาน Wi-Fi และบางแห่งสัญญาณไม่ดี พนักงานจึงไม่ควรเสี่ยงดวงกับสิ่งนี้ และมีแผนสำรองเสมอ เพื่อให้การทำงานราบรื่น แม้ว่าจะไม่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ตก็ตาม

USB hub – แล็ปท็อปส่วนใหญ่มีพอร์ตน้อยกว่าคอมพิวเตอร์ทั่วไปมาก เมื่อทำงานภายในโรงแรม หากขาดพอร์ตนี้อาจจำกัดประสิทธิภาพการทำงาน โชคดีที่ตัวขยายพอร์ต USB สามารถเชื่อมต่อกับแล็ปท็อปและมีพอร์ตที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ควรเลือกใช้ฮับที่มีไฟฟ้า เพื่อให้อุปกรณ์ที่เชื่อมต่อทั้งหมดได้รับพลังงานไฟฟ้าสูงสุด

ซอฟต์แวร์เพื่อช่วยในการทำงานร่วมกัน

work from hotel - software
ที่มา: Pexels

ไม่ว่าจะอยู่ในร้านกาแฟหรือเลาจ์ภายในโรงแรม พนักงานควรมีความพร้อมสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยทันที

ระบบจัดการงาน – หนึ่งในเครื่องมือที่สามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันได้คือ Trello ซึ่งนำเสนอการจัดการงานผ่านอินเทอร์เฟซรูปแบบ Kanban หากแผนกของพวกเขายังไม่ได้ใช้เครื่องมืออย่าง Trello พนักงานควรสนับสนุนเครื่องมือดังกล่าว เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้นในขณะท่องเที่ยว พนักงานที่ทำงานจากโรงแรมควรดาวน์โหลดซอฟต์แวร์การจัดการงานลงในอุปกรณ์ทั้งหมด ด้วยความพร้อมนี้ทำให้พนักงานไม่พลาดการส่งมอบที่สำคัญขณะเดินทางบอกสถานที่

แพลตฟอร์มการสื่อสาร – สถานที่ทำงานส่วนใหญ่จะมีแพลตฟอร์มการสื่อสารอย่างเป็นทางการ เช่น Slack หรือ Microsoft Teams เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากแพลตฟอร์มเหล่านี้ พนักงานควรเปิดใช้งานการแจ้งเตือน เพื่อไม่พลาดข้อความสำคัญขณะลาพักร้อน พนักงานควรพิจารณาในการนำซอฟต์แวร์มาร่วมใช้กับแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น แพลตฟอร์มการจัดการงาน ดังนั้นการแจ้งเตือนที่สำคัญจะมารวมไว้ในที่เดียวกัน

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยเสียง – การประชุมทางไกลมีความเป็นไปได้สูงที่จะมีการสื่อสารที่ผิดพลาด แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยเสียงที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น Vocol.ai สามารถช่วยได้ เช่น คุณสามารถถอดเสียงการประชุมออนไลน์ สร้างบทสรุป AI และไฮไลท์หัวข้อ โดยสามารถแชร์ข้อความที่ถอดเสียงพร้อมความคิดเห็นไปยังแพลตฟอร์มอื่น และแม้แต่มอบหมายรายการดำเนินการให้กับสมาชิกในทีม คุณสมบัติเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเหล่านี้ช่วยให้คุณทำงานแบบไม่ใช่หนักขึ้น แต่ทำงานแบบฉลาดขึ้นขณะเดินทาง

ซอฟต์แวร์สำหรับความปลอดภัย

work from hotel - security
ที่มา: Pexels

เนื่องจากพนักงานไม่สามารถรายงานตัวจากสภาพแวดล้อมการทำงานปกติอย่างในบริษัทได้ พวกเขาจึงต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อความปลอดภัย

เครื่องแสกนมัลแวร์ – มัลแวร์ทุกชนิดสามารถก่อให้เกิดภัยคุกคามที่สำคัญต่อบริษัทได้ ตัวอย่างเช่น นักพัฒนาอาวุโสของ Ronin ดาวน์โหลดคำบรรยายลักษณะงานปลอม ซึ่งจริงๆแล้วเป็น payload ของมัลแวร์ การโจมตีแบบฟิชชิ่ง(phishing) นี้นำไปสู่การแฮ็กองค์กรของเขามูลค่า 600 ล้านดอลลาร์สหรัฐ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้โต้ตอบกับไซต์หรืออีเมลที่น่าสงสัย แต่พนักงานที่ทำงานจากโรงแรมก็ควรทำงานในเชิงรุกกับเครื่องสแกนมัลแวร์ เครื่องมือเหล่านี้จะระบุภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เป็นไปได้

ซอฟต์แวร์ Anti-virus – องค์กรต่างๆ เป็นหนึ่งในเป้าหมายที่มีการโจมตีของไวรัสบ่อยที่สุด เนื่องจากเกณฑ์กำไรมากกว่า ตัวอย่างเช่น การโจมตีด้วยแรนซัมแวร์ซึ่งล็อกเวิร์กสเตชันหรือเข้ารหัสข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่กำหนด โดยทั่วไปจะขู่กรรโชกเงินโดยเฉลี่ย 408,000 เหรียญสหรัฐ พนักงานต้องปกป้องคอมพิวเตอร์ของตนด้วยซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่แข็งแกร่ง ซึ่งสามารถลดความเสี่ยงของการโจมตีและกำจัดภัยคุกคามใดๆ ได้ ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่เหมาะสมช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะทำงานจากห้องพักในโรงแรมได้อย่างปลอดภัยเหมือนกับที่ทำงานจากสำนักงานใหญ่ของบริษัท

VPN (Virtual private network) – ผู้คนส่วนใหญ่นำเครือข่ายส่วนตัวแบบเสมือนมารวมเข้ากับความเป็นส่วนตัวในชีวิตจริง: ผู้บริโภคมักใช้ VPN เพื่อใช้ซอฟต์แวร์อย่างผิดกฎหมายหรือใช้เนื้อหาที่ถูกจำกัดทางภูมิศาสตร์ไว้ในประเทศหรือภูมิภาคใดประเทศหนึ่ง อย่างไรก็ตาม กรณีการใช้งานหลักสำหรับ VPN คือการจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยสำหรับพนักงาน เมื่อทำงานจากโรงแรม พนักงานควรเข้าสู่ระบบ VPN ขององค์กรที่กำหนด หากบริษัทของพวกเขาไม่มี VPN ที่กำหนด พนักงานอาจพิจารณาใช้บริการ VPN สำหรับตนเอง ซึ่งพวกเขาสามารถใช้ได้ไม่เพียงแต่ที่โรงแรมเท่านั้น แต่ยังในสถานที่อื่นๆ เช่น ร้านกาแฟและร้านกาแฟ

Hotel buy-in

work from hotel - environment
ที่มา: Pexels

แม้ว่าการทำงานระหว่างเดินทางจะเป็นเทรนด์ที่ขับเคลื่อนโดยผู้บริโภค แต่โรงแรมก็ต้องตอบสนองความต้องการของพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่เหล่านี้ การมองข้ามกลุ่มประชากรนี้หมายถึงการสูญเสียโอกาสในการจองโรงแรมที่จะตอบสนองความต้องการการทำงานเฉพาะของโรงแรม

เมื่อโรงแรมยอมรับแนวคิดนี้แล้ว พวกเขาต้องเผชิญกับงานใหญ่: ด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกและคุณสมบัติที่เป็นไปได้มากมายที่พวกเขาสามารถพิจารณาให้ได้ รวมถึงทุกอย่างตั้งแต่สถานีชาร์จไปจนถึงส่วนกลางกลางแบบ Co-working space จึงเป็นการยากที่จะตัดสินใจว่าควรดำเนินการสิ่งใดก่อน สิ่งที่น่าสนใจที่สุดประการหนึ่งคือระบบสั่งงานด้วยเสียงไว้ติดต่อระหว่างแขกกับทีมในโรงแรม เช่น Aiello Voice Assistant (AVA)

เมื่อมี AVA นักท่องเที่ยวจะสามารถทำงานนอกสถานที่ได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น แทนที่จะต้องคอยติดต่อไปที่แผนกต้อนรับ พวกเขาสามารถขอข้อมูลที่เกี่ยวข้องจาก AVA ในห้องพักได้ เช่น ศูนย์บริการทางธุรกิจเปิดกี่โมง หรือรหัสผ่าน WiFi คืออะไร แล้วอุปกรณ์จะตอบสนองในลักษณะที่ทุกท่านคุ้นเคยแบบผู้ช่วยตามคำสั่งเสียงอย่าง Siri หรือ Alexa หากโรงแรมที่คุณเข้าพักเป็นประจำไม่มีระบบสั่งงานด้วยเสียง AI ในห้องพัก คุณควรแจ้งให้พวกเขาทราบอย่างแน่นอน

AVA Website Banner 1000 x 277 Large Leaderbaord Scaled 3

แขกผู้เข้าพักสามารถส่งคำขอต่างๆผ่าน AVA ซึ่งจะส่งไปยังพนักงานโรงแรมที่รับผิดชอบในหน้าที่ที่เหมาะสม ไม่ว่าคำขอเหล่านี้จะเกี่ยวข้องกับงาน (เช่น “คุณจองห้องประชุมให้ฉันได้ไหม”) หรือคำขอส่วนตัว (เช่น “คุณจองทรีตเมนต์สปาให้ฉันได้ไหม”) ผลลัพธ์ก็เหมือนเดิม นั่นคือ แขกประหยัดเวลา ไม่ต้องมีความพยายาม และไม่ต้องเสียพลังงาน เท่านี้ แขกก็สามารถเต็มที่ได้ทั้งเรื่องงานและเรื่องเที่ยวแล้ว

การทำงานร่วมกันของทางโรงแรมและนักท่องเที่ยวสามารถแสดงให้เห็นถึงพลังของโทรคมนาคมระหว่างการท่องเที่ยวพักผ่อน ทำให้ผู้คนสามารถออกไปเจอโลกกว้างได้ในขณะที่งานที่ทำก็เสร็จ ไม่ติดปัญหาใดๆ

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น