四個你該汰換傳統系統的理由

4 Reasons Why You Should Replace Your Legacy Systems

在挑選商品時,消費者通常會選品質較好的商品。遺憾的是,企業常常不是如此。大多數情況下,他們會維持既有的解決方案,因此不會輕易換成更好的替代品。 

也就是説,企業常墨守成規,害怕做出新的嘗試。對他們來說,堅持使用傳統系統比改用更好的解決方案來得更方便,習慣使其故步自封。 

這種習慣可能會對企業從根本上造成致命的打擊。要讓企業高層意識到此一事實,勢必釐清為傳統系統辯護的四種誤解。 

誤解 #1:堅持使用傳統系統更省錢 

企業高層對於採用新解方感到壓力時,通常都會以成本為由進行辯駁:從一個系統轉移到另一個系統的成本(也就是所謂的轉換成本)很高。 

轉換成本可能是直接成本,例如供應商收取的實施費用;也可能是間接成本,例如員工在掌握新系統的過程中損失的生產力。 

這種說法忽略了一個更嚴重的事實:繼續使用傳統系統的成本更高。當傳統系統效率低下時,公司的長期損失將比使用更創新、更高效的系統來的嚴重。採取新的方案可能會在短期內增加成本,然而一旦支付了前期費用,員工掌握了新方法,成本效益就會迅速提高。 

誤解 #2:現在不是換系統的好時機 

一些高層則是考量時間點:由於傳統系統不可能一夜之間被取代,因此需要進行長期的規劃。在業務關鍵期,例如新產品發布或受市場衝擊的動蕩期,這樣的規劃可能是不利的。因此,有大量研究試圖尋找系統轉換的最佳時機。 

這種說法其實不正確,因為系統轉換永遠不會有一個「最正確」的時機,總會出現一定程度的混亂。有鑑於此,高層需要重新思考他們對時機的疑慮。與其考慮最佳時機,不如早點確定新方案的實施時間。 

理由很簡單:企業越早改變,就能越早從中受益。因此,放棄最佳轉換期這種想法的企業,將能夠比競爭對手更早獲得高生產力和效率收益。 

誤解 #3:傳統系統已經完美整合企業技術 

每個企業都是由複雜的部門和重疊系統組成,交織成令人眼花撩亂的網絡。企業所使用的任何舊式解方都和這張網密不可分。因此,一些企業高層會認為,移除傳統系統、改用新系統,會打破企業技術累積的微妙平衡。 

這種說法的前提是技術永不變動,傳統系統確實能最好地整合現有技術。但實際情況並非總是如此,科技日新月異,傳統解方無法完美地兼容更迭頻繁的技術。 

以飯店為例,飯店常使用即時通訊軟體作為任務管理中心。雖然這可能適用於基本任務,但不適用於更複雜的要求。 

例如,飯店顧客可能希望在退房前一天提前預訂計程車前往機場,但這種任務對飯店人員來說,記錄在通訊軟體上其實不方便。使用 TMS Pro 這種現代任務管理系統才能更好地管理這類需求。 

簡而言之,傳統系統可能並不是管理層所想像的最佳系統,它缺少良好且符合顧客期待的整合機制,而新的解決方案則可以達成這些。 

誤解 #4:傳統系統已具備顧客需要的所有功能 

另一個常見的論點與顧客有關:傳統系統值得保留,是因為它可以滿足顧客的需求。和前一個一樣,這種論點也站不住腳,因為它假定了顧客的需求永遠不變。 

現實與真相相距甚遠。雖然傳統系統現在可以為顧客服務,但在未來可能會發現它的匱乏。這種差距可能不會總是像馬和汽車之間的天壤之別,但它仍是顯而易見的。 

再舉一個飯店的例子。大多數飯店都樂於保留房內電話作為聯絡客服中心的管道,顧客有什麼需求,就必須撥打電話,等待電話被接起,然後再說出他們的需求。 

雖然這種客房服務在上一個世代還會被接受,但在 Siri 和其他語音助理出現後,消費者的期待改變了。他們會更希望直接用講的去表達需求或獲得需要的資訊。像 Aiello AVA 這種智慧語音助理能滿足這種需求,讓顧客像使用其他語音助理一樣,輕鬆提出需求或獲得資訊。 

為了滿足顧客不斷變化的需求,勢必摒棄傳統系統,轉向新的解決方案。 

告別傳統系統 

公司不需因為使用傳統系統而感到羞愧。如上所述,維持現狀往往更容易。但要知道的是,維持現狀對於企業目標來說是缺少生產力的,影響效率、增加成本、整合不足,且最重要的,無法滿足客戶的新需求。 

這些缺陷在飯店業尤為嚴重,因為飯店間的客源競爭相當激烈。如果想繼續成為顧客的首選,飯店勢必要汰換傳統系統,像是對講機、即時通訊軟體,或甚至紙筆。以更好的解決方案取代,例如 Aiello AVA 和 TMS Pro。告別傳統系統,不但為飯店帶來創新,更重要的是,會有更多滿意、快樂的顧客湧入。 

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