จากปากกาพัฒนามาเป็นแพลตฟอร์ม: ความก้าวหน้าอีกระดับในการจัดการงานภายในโรงแรมด้วย Aiello TMS

แม้ว่าโรงแรมหลายแห่งมีความตั้งใจจะแปลงโฉมโรงแรมของตนให้มีความไฮเทคมากขึ้น โดยการนำสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น สมาร์ททีวีและอุปกรณ์ที่สั่งงานด้วยเสียง แต่การดำเนินงานระบบหลังบ้านของพวกเขายังคงเป็นแบบแมนนวลเป็นส่วนใหญ่ โรงแรมบางแห่งใช้วิทยุสื่อสารเพื่อจัดการงาน ในขณะที่บางแห่งยังคงใช้การจดบันทึกด้วยปากกาและกระดาษ โรงแรมหลายแห่งได้รับการอัปเกรดมาใช้เป็นแอปส่งข้อความ เช่น LINE หรือ Telegram แต่นี่ก็ช่วยให้ดีขึ้นเพียงเล็กน้อยเท่านั้น เพราะท้ายที่สุดแล้ว แอปเหล่านี้ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการขั้นตอนการทำงานตามคำขอของแขก

การพึ่งพาเครื่องมือที่ล้าสมัยหรือไม่เหมาะสมอาจทำให้เกิดความสับสนในกระบวนการดำเนินงาน ซึ่งเป็นผลทำให้แขกได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้ยังต้องใช้การตั้งค่าแบบดั้งเดิมเป็นส่วนใหญ่ พนักงานโรงแรมจึงอาจต้องใช้เวลาที่นานขึ้นในการดำเนินการตามคำขอ คำขอบางรายการอาจถูกมองข้ามโดยสิ้นเชิง เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้แทบไม่มีการแบ่งงานที่ชัดเจนระหว่างงานที่สำเร็จแล้วกับงานที่ยังค้างอยู่ หรือเข้าใจคำขอผิดพลาดโดยสิ้นเชิง (เช่น ผู้เข้าพักที่ขอผ้าห่มเพิ่มอาจได้รับผ้าปูที่นอนเสริมโดยไม่ได้ตั้งใจ) เนื่องจากพนักงานอาจอ่านลายมือของเพื่อนร่วมงานผิดหรือได้ยินสิ่งที่พวกเขาพูดผิด

โซลูชันที่เหมาะสมกว่า สำหรับการจัดการงาน คือ แพลตฟอร์มดิจิทัลที่ออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมการบริการโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น Aiello TMS Pro ซึ่งมอบความได้เปรียบทางการแข่งขันหลายประการให้กับทางโรงแรมที่นำโซลูชันนี้ไปใช้

โรงแรมมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

ด้วยเครื่องมือแบบเดิม เช่น วิทยุสื่อสาร ปากกาและกระดาษ และแอปส่งข้อความ พนักงานจะสามารถทำสองสิ่งนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ: การจดบันทึกรายละเอียดงานและคำขอ กับการสื่อสารข้อมูลเหล่านั้นออกมา ในทางตรงกันข้าม เครื่องมือดิจิทัลมีฟังก์ชันที่ละเอียดกว่ามาก ตัวอย่างเช่น บน Aiello TMS ผู้ดูแลระบบสามารถมอบหมาย จัดการ และตรวจสอบงานสำหรับพนักงานโรงแรมทุกคนได้ โรงแรมสามารถปรับแต่งขั้นตอนการทำงานให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของโรงแรมได้อย่างสมบูรณ์ โดยใช้คลังเทมเพลตเป็นแนวทาง

คุณสมบัติระดับสูงเหล่านี้หมายถึงความคล่องตัวและประสิทธิภาพการทำงานที่ดียิ่งขึ้น หากแขกวีไอพีร้องขอผ้าเช็ดตัวที่ไม่ก่อให้เกิดภูมิแพ้ โรงแรมสามารถมอบหมายผ้าเช็ดตัวให้กับพนักงาน ติดตามสถานะของงาน และยกระดับไปยังผู้จัดการหากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม ด้วยวิธีนี้ งานต่างๆ จึงสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น

ผลลัพธ์ที่ได้รับการปรับปรุง ซึ่งมาพร้อมกับ TMS ดิจิทัลและขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ยังมีประโยชน์จากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญอีกด้วย โรงแรมส่วนใหญ่ประสบปัญหาในการสรรหา การฝึกอบรม และการรักษาพนักงาน โดยเฉพาะในตลาดเช่นญี่ปุ่นที่กำลังเผชิญกับการขาดแคลนแรงงาน ด้วย TMS โรงแรมสามารถประหยัดทรัพยากร: ใช้เวลาฝึกอบรมน้อยลง และประหยัดพนักงานได้มากถึง 1 คนต่อทุกๆ 100 ห้องในแง่ของการปฏิบัติงาน

โรงแรมปรับปรุงการตัดสินใจด้วยข้อมูล

ด้วยเครื่องมือวิทยุสื่อสารหรือแอปส่งข้อความ ผู้ประกอบการโรงแรมจะไม่ได้รับข้อมูลอันมีค่าจากการใช้งานของพวกเขา จะมีเพียงความสามารถเท่านั้นที่จะทำให้การบริการเป็นไปได้ด้วยดี เช่น พวกเขาอาจรู้สึกว่าบุญชูมีประสิทธิผลในการดำเนินการตามคำขอมากกว่าสมชาย แต่ไม่มีวิธีพิสูจน์ที่สามารถยืนยันได้ พวกเขาอาจคิดว่าแขกต้องการสิ่งอำนวยความสะดวกหรือบริการบางอย่าง แต่ก็ไม่มีทางยืนยันความต้องการนี้ได้

ด้วยซอฟต์แวร์ดิจิทัล ผู้นำโรงแรมจะได้รับข้อมูลเชิงลึกในระดับที่ไม่เคยมีมาก่อน ด้วย Aiello TMS โรงแรมสามารถเจาะลึกการวิเคราะห์เกี่ยวกับทั้งพนักงานและแขก ซึ่งช่วยให้สามารถปรับปรุงการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ หากผู้เข้าพักถามอยู่เสมอว่า “ห้องออกกำลังกายยังเปิดให้บริการเวลา 23.00 น. หรือไม่” โรงแรมอาจต้องขยายเวลาเปิดทำการ หากเจ้าหน้าที่ดูแลแขกคนใดคนหนึ่งทำงานได้ดีกว่าเพื่อนร่วมงานแบบทวีคูณ โรงแรมอาจต้องเลื่อนขั้นให้กับเขา เพื่อเป็นตัวอย่างให้ผู้อื่นให้มีกำลังใจในการทำงานอย่างมีประสิทธิผลเช่นเดียวกับเขา

นี่เป็นเพียงสองตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่า โรงแรมสามารถปรับปรุงการดำเนินงานของตนด้วยข้อมูลที่มากขึ้นได้อย่างไร แต่ความเป็นไปได้แท้จริงนั้นไม่มีที่สิ้นสุด

เมื่อผู้ประกอบการโรงแรมได้รับข้อมูลที่ครั้งหนึ่งเคยตกหล่นหรือสูญหายไปจากบันทึกหรือข้อความ พวกเขาจะสามารถคาดการณ์สิ่งที่แขกต้องการหรือสิ่งที่พนักงานต้องการได้แม่นยำมากยื่งขึ้น อีกนัยหนึ่งคือ ยิ่งมีข้อมูลมากขึ้นก็เท่ากับช่วยให้การตัดสินใจดีขึ้น นี่คือเป้าหมายสูงสุดของการริเริ่มใดๆก็ตามที่มุ่งสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล: ธุรกิจจะดีขึ้นในทุกวัน และในทุกการตัดสินใจ

โรงแรมผสมผสาน และ ส่งเสริมวัฒนธรรมของตนในการบริการลูกค้า

เครื่องมือหล่อหลอมวัฒนธรรม ข้อเท็จจริงนี้เห็นได้ชัดเจนไม่ว่าทางโรงแรมจะใช้วิทยุสื่อสาร ปากกาและกระดาษ หรือแอปส่งข้อความ ระบบเหล่านี้อาศัยการสื่อสารจากด้านบนลงล่างเพียงอย่างเดียว: ผู้จัดการเป็นผู้ออกคำสั่งผ่านอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตำแหน่งของตน ดำเนินการดังกล่าว

ระบบนี้เป็นปัญหาเพราะจะรวมศูนย์การตัดสินใจทั้งหมดไว้ที่ผู้จัดการ หากผู้จัดการไม่สังเกตเห็นปัญหา พนักงานอาจไม่สามารถแก้ไขนั้นๆได้ ในทางกลับกัน แม้ว่าพนักงานจะสังเกตเห็นปัญหา พวกเขาอาจต้องรอรับคำแนะนำอย่างเป็นทางการจากผู้ที่มีระดับสูงกว่า กล่าวโดยสรุป ระบบเหล่านี้จะตัดสิทธิ์พนักงาน ทำให้พวกเขาขาดความคิดริเริ่มที่จำเป็นสำหรับโรงแรมที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางและต้องการที่จะประสบความสำเร็จ

ในทางตรงกันข้าม ซอฟต์แวร์ดิจิทัลช่วยเพิ่มศักยภาพให้กับพนักงานผ่านคุณสมบัติต่างๆ มากมาย บน Aiello TMS ระบบจะกำหนดห้องและงานโดยอัตโนมัติ ผู้จัดการสามารถกำหนดเวลางานไว้ใช้ในภายหลัง และดูวาระการประชุมของทีมได้ แม้ว่าคุณสมบัติเหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นคุณสมบัติรอง แต่ก็สามารถช่วยลดความจำเป็นในการจัดการระดับย่อยโดยรวม แทนที่จะขออัพเดตสถานะด้วยตนเอง ผู้จัดการสามารถตรวจสอบทีมของตนผ่านโมดูลกำหนดการได้อย่างง่ายดาย

เนื่องจากมีการจัดการกลับไปกลับมาระหว่างผู้จัดการและพนักงานน้อยลง พนักงานจึงมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ผู้ที่สำคัญที่สุดนั่นคือ “แขก” พนักงานโรงแรมสามารถดำเนินการตามคำขอได้อย่างอิสระมากขึ้น และให้บริการแขกได้ดียิ่งขึ้น ความเป็นอิสระนี้คือสิ่งที่จะทำให้โรงแรมแตกต่างจากโรงแรมที่มีสายการบังคับบัญชาที่ยาวนาน มีขั้นตอนการทำงานกลับไปกลับมาที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับทุกคำของ่ายๆ

การเปลี่ยนแปลงในขณะนี้

โรงแรมจะต้องทำการประเมินใหม่ว่าจะสามารถปรับปรุงกลุ่มเทคโนโลยีสำหรับการดำเนินงานเพื่อให้บริการแขกได้ดียิ่งขึ้นได้อย่างไร และจะพบว่าวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการดำเนินงานด้วยการดำเนินการเพียงครั้งเดียวคือการนำซอฟต์แวร์เฉพาะอุตสาหกรรมมาใช้ เช่น Aiello TMS เป็นต้น

การนำ Aiello TMS มาใช้นั้น ไม่เพียงแต่จะได้รับประโยชน์กับทางโรงแรมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ใช้ปลายทางอีกด้วย เนื่องจากขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและคล่องตัวที่มาพร้อมกับ TMS แขกจะเพลิดเพลินกับการตอบสนองและบริการที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลที่นำเสนอโดย TMS ผู้เข้าพักจะได้สัมผัสกับสิ่งอำนวยความสะดวก ฟีดเจอร์ และบริการที่เกี่ยวข้องมากขึ้น สุดท้ายนี้ เนื่องจาก TMS ช่วยให้พนักงานโรงแรมมีเอเจนซี่มากขึ้น แขกจึงสามารถรับความช่วยเหลือเมื่อพวกเขาต้องการมากที่สุดนั่นคือ “ทันที”