วิธีรักษาพนักงานโรงแรมไว้ด้วยระบบการจัดการงาน

ประตูบานหมุนทางเข้าล็อบบี้ของโรงแรมหลายแห่งเป็นคําอุปมาที่เหมาะสม: ธุรกิจดังกล่าวจำนวนมากกําลังทุกข์ทรมานจากการไม่สามารถรักษาพนักงานเอาไว้ได้ พนักงานที่ได้รับการว่าจ้างใหม่จะดำรงตำแหน่งระยะสั้น – ราวกับว่าพวกเขาเดินเข้าประตูและเดินออกไปทันทีในประตูบานเดียวกัน

การรักษาที่ไม่เพียงพอเป็นมากกว่าเกมส์ตัวเลข โรงแรมลงทุนทรัพยากรจำนวนมากในทุกการจ้างงานใหม่ รวมถึงทุกอย่างตั้งแต่การสรรหาไปจนถึงการฝึกอบรม เมื่อพนักงานใหม่ลาออก ธุรกิจจะไม่สามารถคืนการลงทุนนี้ได้ พนักงานออกจากโรงแรมก่อนที่จะเกิดประสิทธิผลทางการเงินและทางเศรษฐกิจแก่องค์กร

การลดจำนวนของพนักงานส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อธุรกิจ โรงแรมสูญเสียเงิน และที่สำคัญไม่แพ้กัน พวกเขาสูญเสียกําลังคนเพื่อเติมเต็มตำแหน่งที่สำคัญในการดำเนินงานและบริการแขก ในขณะที่ผู้นําโรงแรมบางครั้งอาจคิดว่าการที่จำนวนลดลงเป็นปัญหาที่เป็นนามธรรม ซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมของพวกเขา พวกเขาสามารถหาวิธีการรักษาพนักงานได้โดยตรงโดยใช้เทคโนโลยีที่ดีกว่า

ระบบการจัดการงาน เช่น TMS Pro ของ Aiello สามารถก่อให้เกิดประโยชน์ในการลดการรักษา

ลดภาวะหมดไฟในพนักงานโรงแรมที่ทำงานหนักเกินไป

จากการศึกษาหนึ่งพบว่า 10 เปอร์เซ็นต์ของผู้นําฝ่ายทรัพยากรบุคคลเชื่อว่าภาวะหมดไฟของพนักงาน ทำให้เกิดการหมุนเวียนของพนักงานใหม่ประมาณครึ่งหนึ่งของทุกปี ในฐานะผู้นําที่มีมุมมองแบบกว้างไกลของพนักงาน พวกเขามีข้อมูลเชิงลึกว่าทำไมพนักงานถึงลาออก หากพวกเขาเชื่อว่าความหมดไฟ ความเครียด และตัวชี้วัดอื่นๆ ของความเหนื่อยหน่ายกําลังทำให้พนักงานลาออก มีแนวโน้มว่าจะมีหลักฐานเล็ก ๆ ที่สำคัญอยู่เบื้องหลังการยืนยันของพวกเขา

โชคดีที่ความเหนื่อยหน่ายไม่ใช่สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการใช้ระบบการจัดการงานที่กําหนดค่าอย่างดี ด้วยการรวมศูนย์งานไปยังแพลตฟอร์มเดียว หัวหน้าแผนกสามารถมั่นใจได้ว่างานจะกระจายอย่างเท่าเทียมกัน หัวหน้าสามารถมอบหมายงานให้กับพนักงาน จากนั้นตรวจสอบสถานะของแต่ละคนเพื่อป้องกันกรณีที่พนักงานอาจหลบเลี่ยงความรับผิดชอบเพื่อลดภาระงาน

นอกเหนือจากข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแต่ละงานแล้ว หัวหน้าโรงแรมยังได้รับการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานอีกด้วย พวกเขาสามารถดูได้ว่าใครทำงานแล้วเสร็จมากที่สุด ใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานให้เสร็จ และมีความผิดปกติใด ๆ ในการทำงานให้เสร็จหรือไม่

ความสามารถในการระบุปัญหาทั้งในระดับมาโครและระดับไมโครของการจัดการงาน จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าปริมาณงานจะกระจายอย่างเท่าเทียม ความเป็นธรรมในระดับนี้จะลดภาวะหมดไฟลงเป็นอย่างมาก และในทางกลับกัน การหมุนเวียนเปลี่ยนพนักงานใหม่ที่เกิดขึ้น

เปลี่ยนระบบวัฒนธรรมแบบราชการให้เป็นนวัตกรรมใหม่

ระบบการจัดการงานแบบดั้งเดิมเกือบทุกโรงแรมเป็นระบบราชการ ใช้ระบบจดบันทึกทั่วไปในเครือโรงแรมหลายแห่ง พนักงานต้องจดงาน เช่น คําร้องขอแขก แล้วหาเพื่อนร่วมงานที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการ เช่น พนักงานในครัว จากนั้นเพื่อนร่วมงานคนนั้นจะต้องได้รับบันทึกหรือคัดลอกและทำเช่นเดียวกัน หากงานมีการต้องพึ่งพาพนักงานคนอื่น และอื่น ๆ เป็นต้น

ระบบประเภทนี้ยังนําไปสู่การการลดจำนวน เพราะมันส่งผลให้หมดแรงและเกิดความเหนื่อยล้า และก่อให้เกิดวัฒนธรรมที่เป็นพิษ ไม่มีใครเข้าสู่อุตสาหกรรมการบริการ โชคดีที่การใช้ระบบการจัดการงานจะช่วยลดความยุ่งยากนี้ได้

เนื่องจากสามารถมอบหมายงานจากส่วนกลางได้ พนักงานจึงไม่จำเป็นต้องสื่อสารรายละเอียดที่น่าเบื่อเกี่ยวกับคําขออีกต่อไป – ทุกอย่างมีรายละเอียดอยู่แล้วบนแพลตฟอร์ม (พวกเขาสามารถถ่ายภาพเพื่อทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น!) และในทำนองเดียวกัน พวกเขาไม่จำเป็นต้องหยุดทำงานชั่วขณะ เพื่อให้ข้อมูลอัปเดตแก่เพื่อนร่วมงาน หรือเพื่อนร่วมงานปลายน้ำหรือต้นน้ำอีกต่อไป ทุกคนสามารถเห็นได้ว่างานอยู่ในขั้นตอนใด

กล่าวโดยย่อ พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ยกระดับขวัญกําลังใจของพวกเขามากกว่าที่จะระบายมันออกมา: พวกเขาสามารถมีสมาธิในการทำงานอย่างสุดความสามารถ

ยึดมั่นในพันธกิจและวิสัยทัศน์ของโรงแรม

แม้ว่าโรงแรมอาจไม่ใช่องค์กรที่อุทิศตนเพื่อสังคม แต่ก็ยังมีภารกิจ: จัดหาที่พักและบริการที่ยอดเยี่ยมให้กับแขก พนักงานทุกคนในอุตสาหกรรมการบริการ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานในแผนกใด พวกเขาต้องการตอบสนองความต้องการของแขก ไม่ว่าจะเป็นความสะอาดของห้องพักและสิ่งอำนวยความสะดวก รสชาติของอาหาร หรือคุณภาพของสิ่งอำนวยความสะดวก

น่าเสียดาย เมื่อพนักงานโรงแรมให้ความสำคัญกับงานธุรการทีซ้ำซ้อนและไม่จำเป็น ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงานด้วยตนเองมากขึ้น พวกเขาจะถูกดึงออกจากภารกิจหลักในการให้บริการแขก จากการศึกษาแสดงให้เห็นว่าพนักงานมีแนวโน้มที่จะลาออกเมื่อพวกเขาถูกเบี่ยงเบนความสนใจจากจุดประสงค์ของงานหลัก

วิธีที่ดีที่สุดในการดึงความสนใจของพนักงานกลับมาคือ ผ่านระบบการจัดการงาน เช่น TMS Pro เมื่อหัวหน้าโรงแรมและพนักงานมอบหมายงาน รายงาน ตรวจสอบสถานะ และสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นพนักงานจะได้เวลาคืนกลับมาเพื่อมอบบริการที่ดีแก่แขกได้

พนักงานบริการต้อนรับสามารถหาโอกาสสร้างความพึงพอใจให้กับแขกด้วยการอัพเกรดและโบนัสพิเศษอื่นๆ พนักงานที่อำนวยความสะดวก เช่น สปาหรือห้องออกกําลังกาย สามารถให้บริการที่มีคุณภาพมากขึ้น ซึ่งจะเพลิดเพลินไปกับความสนใจที่พิเศษ พนักงานในครัวสามารถให้ความสำคัญกับการปรุงอาหารมากขึ้น ดังนั้นแขกจึงถูกยั่วยวนสายตาเมื่ออาหารมาถึง

ตัวอย่างเหล่านี้แตกต่างกันอย่างมาก ซึ่งควรเน้นประเด็นสำคัญ: เมื่อการจัดการงานมีความคล่องตัว พนักงานโรงแรมสามารถหาวิธีที่ไม่มีที่สิ้นสุดในการให้บริการแขกได้ดียิ่งขึ้น การปฏิสัมพันธ์กับแขกที่เพิ่มขึ้น จะยืนยันจุดประสงค์ของพวกเขาในฐานะพนักงานโรงแรม เติมเต็มพวกเขา และลดโอกาสในการลาออก

ลดจำนวนการลาออกตลอดไป

ความคิดริเริ่มหรือโปรแกรมส่วนใหญ่เพื่อลดจำนวนการลาออกได้ในระยะสั้น เป็นวิธีปฐมพยาบาลเบื้องต้น ตัวอย่างเช่น หัวหน้าโรงแรมและฝ่ายทรัพยาการบุคคลอาจจะเสนอการขึ้นเงินเดือนแบบครั้งเดียวให้กับพนักงานที่มีประสิทธิภาพสูง สิทธิพิเศษใหม่ๆ เช่น การเข้าพักฟรีส่วนตัว หรือโปรแกรมที่เพิ่มการยอมรับเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส

ความพยายามทั้งหมดเหล่านี้จะช่วยปรับปรุงการเก็บรักษาพนักงานได้อย่างไม่ต้องสงสัย แต่จะส่งผลให้เกิดความฮึกเหิมเพียงครั้งเดียวเท่านั้น หากพนักงานเคยชินกับความคิดริเริ่มใหม่นี้ พวกเขาก็จะกลับเป็นเหมือนเดิม ณ จุดที่จำนวนพนักงานลดลงยังคงสูง วิธีรับมือที่ดีที่สุดในการลดจำนวนนี้คือผ่านรากฐานหลัก เช่น ระบบการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ

ระบบดังกล่าวจะช่วยลดปัจจัยทั้งหมดที่นําไปสู่การลดจำนวนพนักงานลง เช่น ความเหนื่อยล้าของพนักงาน ขั้นตอนทำงานและวัฒนธรรมของระบบราชการ และการเบี่ยงเบนความสนใจไปจากวัตถุประสงค์หลักในการให้บริการแขก โซลูชันเหล่านี้ช่วยเติมพลังให้พนักงาน ปรับปรุงกระบวนการ และให้เวลาพนักงานมากขึ้นในการให้ความสำคัญกับแขก ด้วยการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ พนักงานจะไม่เพียงแต่อยู่กับโรงแรมของคุณเป็นเวลานานเท่านั้น แต่พวกเขายังยินดีที่จะทำเช่นนั้น ซึ่งเป็นความรู้สึกที่จะสะท้อนไปยังแขกของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย