ระบบโทรศัพท์ PBX อยู่คู่กับโรงแรมมานานกว่าศตวรรษ เทคโนโลยีการกำหนดเส้นทางการโทรทำให้การสื่อสารทั้งในและนอกสถานที่ง่ายยิ่งขึ้นโดยการเชื่อมต่อกันระหว่างทีมโรงแรมกับแขก
เมื่อเทคโนโลยี PBX ก้าวหน้าขึ้น โซลูชันในตลาดในปัจจุบันจึงให้คุณค่ามากกว่าแค่การเชื่อมต่อโทรศัพท์ที่ดี เช่น การซิงค์เข้ากับระบบโรงแรมที่คุณชื่นชอบ การอัปเดตสถานะห้องพักโดยอัตโนมัติ เช่น เช็คอิน เช็คเอาต์ หรือสถานะการดูแลทำความสะอาด
ยิ่งไปกว่านั้น ต้องขอบคุณ AI และ Big Data ที่ช่วยให้โรงแรมและธุรกิจอื่นๆ สามารถใช้ประโยชน์จากการโทรจำนวนมากนี้เพื่อทำความเข้าใจลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นและจัดการเกี่ยวกับข้อเสนอของพวกเขาได้อย่างเหมาะสม
ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงสิ่งที่ระบบ PBX นำเสนอ ระบบโทรศัพท์ PBX ประเภทต่างๆ และวิธีการเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ
เครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัว (Private Branch Exchange, PBX) คือระบบการกำหนดเส้นทางการโทรที่เชื่อมต่อโทรศัพท์ภายในทั้งหมดของคุณ รวมทั้งเชื่อมโยงกับเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ
ก่อนหน้านี้ ระบบ PBX ใช้แผงสวิตช์อะนาล็อก และพนักงานโรงแรมต้องโอนสายทั้งหมดด้วยตนเอง และสายโทรศัพท์เชื่อมต่อผ่านสายทองแดงที่ฝังไว้ผ่านเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ (PSTN)
ระบบ PBX ในปัจจุบันจะเปลี่ยนหมายเลขต่อโดยอัตโนมัติ จึงเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า PABX – private automatic branch exchange หรือตู้สาขาโทรศัพท์ การโทรไม่ต้องผ่าน PTSN แต่ผ่านอินเทอร์เน็ตแทน – VoIP ผู้ให้บริการ PBX ที่ได้รับความนิยมสูงสุดบางรายในตลาด ได้แก่ 3CX และ NEC
ระบบ PBX ทำอะไรให้กับโรงแรมได้บ้าง?
ระบบสื่อสารภายใน – ระบบ PBX ช่วยให้โรงแรมสามารถกำหนดเบอร์ต่อให้กับแต่ละห้องพักและแต่ละแผนกได้ ซึ่งหมายความว่าแขกสามารถโทรหารูมเซอร์วิส ฝ่ายต้อนรับ แม่บ้านทำความสะอาด หรือบริการอื่นๆ ของโรงแรมจากห้องพักได้อย่างง่ายดาย และพนักงานสามารถสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ
ระบบตอบรับอัตโนมัติ – สายเรียกเข้าจะต่อไปยังเบอร์ต่อที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ เช่น การจองหรือการบริการลูกค้า อาจมีข้อความเสียงตอบรับอัตโนมัติและเมนูตัวเลือกให้ผู้โทรเลือก
บริการโทรปลุก – ระบบ PBX สามารถตั้งเวลาโทรปลุกอัตโนมัติไปยังห้องพักได้
การผสานรวมกับระบบการจัดการโรงแรม (Property Management System, PMS) – ระบบ PBX สามารถรวมเข้ากับ PMS ของโรงแรมได้ สิ่งนี้สามารถอำนวยความสะดวกในการเช็คอิน/เช็คเอาต์อัตโนมัติ สถานะการทำความสะอาดห้อง การใช้มินิบาร์ และอื่นๆ
อัปเดตสถานะห้องพัก – ในระบบขั้นสูง การดูแลทำความสะอาดสามารถอัปเดตสถานะการทำความสะอาดของห้องพักผ่านทางโทรศัพท์ในห้อง ซึ่งจะแสดงผลในซอฟต์แวร์โรงแรมของคุณ
ระบบโทรศัพท์ PBX มีอยู่ 2 ประเภทหลัก ได้แก่ On-premises และ Hosted หรือ Virtual PBX กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องเลือกว่าคุณต้องการตั้งค่าและบำรุงรักษาระบบ PBX ของคุณในทรัพย์สินของคุณเองหรือบนคลาวด์ส่วนตัวของคุณ หรือว่าคุณต้องการให้ผู้ให้บริการเป็นโฮสต์และมีการจัดการโดยผู้ให้บริการบุคคลที่สาม
On-premise หรือระบบแบบติดตั้งใช้งานเองภายในองค์กร ตัวระบบจะได้รับการติดตั้งภายในสถานที่ของโรงแรม ระบบประเภทนี้จะเชื่อมต่อโทรศัพท์ภายในทั้งหมดในโรงแรม และยังเชื่อมต่อเข้ากับเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ (PSTN) หรือการสื่อสารทางเสียงผ่านอินเทอร์เน็ต (VoIP)
PBX แบบติดตั้งใช้งานเองภายในองค์กรได้ให้การควบคุม การปรับแต่ง และข้อมูลที่ดียิ่งขึ้น เนื่องจากตัวระบบได้ตั้งอยู่ในสถานที่ของคุณทั้งหมด โดยมีคุณและทีมของคุณเป็นผู้ดูแล อย่างไรก็ตาม มีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่สูงกว่าและต้องการเจ้าหน้าที่ด้านไอทีโดยเฉพาะสำหรับการบำรุงรักษาและการอัปเดต ค่าใช้จ่ายสำหรับโซลูชัน PBX แบบติดตั้งใช้งานเองภายในองค์กรมีแนวโน้มที่จะสูงขึ้น เนื่องจากค่าธรรมเนียมในการติดตั้ง ค่าธุรกิจลิขสิทธิ์ ค่ากลุ่มไอทีของคุณเอง และค่าบำรุงรักษา
Hosted PBX หรือที่เรียกว่า Cloud PBX หรือ Virtual PBX ให้บริการโดยผู้ให้บริการบุคคลที่สาม บริษัทที่โฮสติ้งจะจัดการกับเทคโนโลยีและอุปกรณ์ PBX ทั้งหมดนอกสถานที่ และทางโรงแรมจะเข้าถึงบริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีปัญหา คุณจะไม่ได้จัดการด้วยตนเอง แต่ให้ติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าและปล่อยให้ผู้ให้บริการของคุณจัดการแทน
ระบบโฮสต์ PBX นั้นคุ้มราคาและประหยัดเวลาด้วยค่าธรรมเนียมล่วงหน้าที่ถูกกว่า เนื่องจากทำงานบนพื้นฐานการสมัครสมาชิก สามารถจำกัดราคาได้ง่ายตามความต้องการของโรงแรมและต้องการค่าบำรุงรักษาในสถานที่ที่ต่ำ อย่างไรก็ตาม พวกเขาอาจให้การควบคุมและการปรับแต่งที่น้อยกว่า และคุณจะต้องมองหาผู้ให้บริการที่มีการตอบสนองในการบริการลูกค้าที่ดีมาก
ในการค้นหาระบบ PBX คุณจะพบกับคำสองคำ: อนาล็อก (Analog) และ IP PBX (IP = Internet Protocol) สิ่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับวิธีการส่งข้อมูลเสียง ไม่ว่าจะผ่านทางสายโทรศัพท์หรือทางอินเทอร์เน็ต
คำว่า “อนาล็อก” หมายถึงประเภทของเทคโนโลยีที่ใช้ในการส่งข้อมูลเสียง ในระบบโทรศัพท์ PBX แบบดั้งเดิมหรือแบบอนาล็อก สัญญาณเสียงจะถูกแปลงเป็นสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์และส่งผ่านสายทองแดง นี่เป็นเทคโนโลยีโทรศัพท์ประเภทที่เก่าแก่ที่สุดและมีการใช้งานมานานกว่าศตวรรษ
โทรศัพท์เหล่านี้มักเรียกว่า PSTN, โทรศัพท์บ้าน, Plain Old Telephone Service (POTS) หรือโทรศัพท์พื้นฐาน โดยทั่วไปแล้วโทรศัพท์ PSTN ถือเป็นวิธีการสื่อสารมาตรฐาน แม้ว่าการใช้งานจะลดลงทีละน้อยก็ตาม
และถึงแม้ว่าระบบ PBX แบบอนาล็อกจะมั่นคงและเชื่อถือได้ แต่ระบบเหล่านี้ก็ถูกแทนที่ด้วยระบบ IP มากขึ้นเรื่อยๆ
IP PBX บางครั้งจะถูกเรียกว่าระบบโทรศัพท์ VoIP เนื่องจากสัญญาณโทรศัพท์เดินทางผ่านเครือข่ายที่ใช้ IP ไม่ใช่ผ่านโทรศัพท์บ้านแบบดั้งเดิม การรวม VoIP และ IP PBX ทำให้คุณสามารถโอนสายผ่านอินเทอร์เน็ตได้ และด้วย VoIP ยังสามารถช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ที่ใช้อินเทอร์เน็ตอื่นๆ เช่น สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือผู้ช่วยอัจฉริยะผ่านเครือข่ายแบบมีสายหรือไร้สาย
ระบบ PBX แบบอนาล็อกกำลังถูกแทนที่ด้วยระบบที่ใช้ IP มากขึ้นเรื่อยๆ ระบบที่ใหม่กว่าเหล่านี้นำเสนอคุณสมบัติขั้นสูงและคุณภาพเสียงที่ดีขึ้น และสามารถติดตั้ง บำรุงรักษา และปรับขนาดได้ง่ายกว่า และยังสามารถผสานรวมเข้ากับระบบดิจิทัลและซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น CRM หรืออีเมล ช่วยรวมช่องทางการสื่อสารบนอุปกรณ์ต่างๆให้เป็นหนึ่งเดียวหรือที่เรียกว่าระบบการสื่อสารแบบครบวงจร (Unified Communication)
ดังนั้น ณ โรงแรมของคุณ คุณสามารถเชื่อมโยงจุดหมายปลายทางต่างๆ เช่น บาร์และร้านอาหารด้วยคำสั่งซื้อจากห้องพักของแขก สิ่งนี้เกิดขึ้นผ่านซอฟต์โฟน ด้วยแอพ VoIP และระบบเสียงอัจฉริยะ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณได้รับออเดอร์อาหารค่ำจากห้องพักผ่านระบบโทรศัพท์ IP ของคุณ ออเดอร์นั้นจะได้รับการประมวลผลโดยระบบเสียงอัจฉริยะและส่งไปยังทีม F&B ของคุณโดยอัตโนมัติ
ในบทความนี้ เราได้กล่าวถึงระบบโทรศัพท์ PBX สำหรับโรงแรม ตัวเลือกโฮสต์และแบบติดตั้งใช้งานเองภายในองค์กร ข้อเสนอปัจจุบันในตลาดอาจเต็มไปด้วยผู้ให้บริการและตัวเลือกมากมายให้เลือก
ต่อไปนี้จะเป็นประเด็นที่คุณควรพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกซื้อระบบ PBX ที่เหมาะกับโรงแรมของคุณ:
หากคุณเพียงต้องการอัปเกรดโครงสร้างโทรศัพท์ที่มีอยู่และคุณมีช่างเทคนิคไอทีภายในองค์กรอยู่แล้ว On-premise PBX ก็เป็นตัวเลือกที่ดี
แต่ถ้าคุณเป็นโรงแรมใหม่หรือโรงแรมที่กำลังจะมีการปรับปรุงครั้งใหญ่ และคุณมีกำลังพอที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ล่ะก็ ธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์จาก Cloud PBX ในระยะยาว
ระบบ PBX ที่โฮสต์นั้นต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้เนื่องจากการทำงานทั้งหมดขึ้นอยู่กับมัน และหากคุณยังขาดเน็ตที่แรงและเสถียรแล้วล่ะก็ คุณจะสามารถยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว เพราะการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ไร้ที่ติยังเป็นปัจจัยชี้ขาดที่สำคัญสำหรับคนรุ่นใหม่ รุ่นมิลเลนเนียลและเจน Z และเทคโนโลยีโรงแรมอย่าง PMS และ CRM จะทำงานออนไลน์เกือบทั้งหมด
โดยทั่วไป ระบบ On-premise PBX จะมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่สูงกว่า ต้องใช้เจ้าหน้าที่ไอทีภายในองค์กร แต่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่าในระยะยาว หากคุณมีผู้ใช้จำนวนมากหรือต้องการคุณสมบัติแบบกำหนดเองจำนวนมาก ระบบ PBX ที่โฮสต์มีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่ต่ำกว่า เนื่องจากเป็นแบบสมัครสมาชิก และมีการดูแลโดยผู้ให้บริการ
เมื่อคุณค้นหาระบบโทรศัพท์ใหม่สำหรับโรงแรม ให้เน้นที่การค้นหาระบบที่ช่วยให้การสื่อสารระหว่างทีมและแขกของคุณเป็นเรื่องที่ง่าย และผสานรวมเข้ากับซอฟต์แวร์โรงแรมของคุณ เช่น PMS หรือ CRM ได้อย่างง่ายดาย เป้าหมายหลักของคุณกับเทคโนโลยีใหม่ๆ คือการเชื่อมโยงเครื่องมือเทคโนโลยีของคุณเข้ากับระบบนิเวศที่เชื่อมต่อถึงกันซึ่งสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติในอนาคตและช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากยิ่งขึ้น
และหากพนักงานต้อนรับของคุณรู้สึกหนักใจจากการที่ต้องรับสายโทรศัพท์จากผู้เข้าพักมากเกินไป เราได้รวบรวมเคล็ดลับสำคัญเกี่ยวกับวิธีลดจำนวนสายที่โทรเข้าเหล่านี้ไว้ในบทความนี้
สั่งจองเพื่อทดลองใช้ฟรี ถ้าคุณสนใจใน AI ของเรา สามารถติดต่อและทดลองฟรีได้แล้ววันนี้!