大多數人不會將團隊合作的概念把傳統產業或是飯店聯想在一起。人們普遍認為，管理營運飯店是一成不變的，比起創新產業，營運飯店幾乎不需要團隊合作。
然而，飯店從業者能告訴你，事實並非如此。協作和團隊合作其實是飯店業的核心精神。沒有這些特質，飯店服務將會崩塌，客戶將會看到不同部門各自為政的糟糕局面。
客房服務將會延遲，維護人員忘記處理大廳可怕的髒污，前台無法安撫不滿的顧客。這些看似個別部門的失誤，其實是團隊之間深層合作崩塌的表現。
技術性問題可以被技術性地解決：Aiello 的任務管理平台 (Task Management System, TMS Pro) 能夠促進整個飯店的團隊合作，提高生產力。
跨部門工作流程中心化
許多飯店業都以跨部門整合為榮，但其實方向是錯的。飯店不需要在部門之間建立複雜的橋樑，這對解決問題的幫助微乎其微。
飯店需要的是能真正集中處理所有任務的平台。以深夜客人的點餐需求為例，有了 TMS Pro，前台可以直接透過平台取得需求，通知廚房，廚房完成後再進一步交給客房部進行配送。在這個工作流程的任何一個節點，前台和飯店管理者都可以即時地確認任務進度。
TMS Pro 還有其他附加特色，使其成為跨部門合作的最佳選擇。首先是多媒體。不像對講機或紙筆一樣抽象，使用者可以拍照，例如出現髒污的位置。這項功能讓員工省下口頭解釋的麻煩。俗話說，有圖有真相，一圖勝千言。
其次是安排任務的功能。飯店管理者可能會想對未來的任務進行排程，例如有個名人為了避免大廳產生騷動，可能會在特殊時段辦理入住手續，這項任務就可提前指派給前臺，他們即可提前規劃，妥善執行。
整個飯店的合作是否成功取決於集中化的工作流程管理，且最好是能透過多媒體和任務調度加以強化。
驅動更聰明的協作與團隊合作
多數飯店的軟體供應商都聲稱他們能協助飯店實現「數據驅動」。然而，當潛在客戶深入瞭解這個方案時，可能會發現跟現實有差距。
或許這些軟體確實提供了數據，但對營運並沒有任何用處。這類的資料只會適得其反，干擾決策過程。舉例而言，提供使用者登入多久時間的數據。雖然這可能可以用來評估是技術接受程度，但代表意義相對模糊，軟體其實能提供更好、更聚焦的指標。
正確的解方要能提供與營運相關的明確數據。舉例而言，TMS Pro 提供兩個重要指標，首先是實行時間分析，即每項子任務所花費的時間，包含實際工作時間。例如客房服務的工作流程，飯店方可以知道，花費最長時間的其實不是烹煮，而是遞送。辨識出這一瓶頸有助於改善營運決策。飯店可能會希望在尖峰時段（如用餐時間）安排更多值班服務人員。
有些任務出現異常狀態， TMS Pro 更提供了異常率的詳細說明。例如，某項維護任務所花費的時間遠遠超過其他同類任務，標示出此異常可以幫助飯店改善解決方案。一項異常冗長或延誤的任務可能表示員工訓練不足，需要更多指導才能高效地履行核心職能。
飯店選擇軟體時，不應一味地偏重數據，而應該重視可操作的數據。
記錄重要對話，強化個人和團隊的責任感
當錯過了任務的期限或漏掉某項任務，業界常見的說法是掉球了 (“It fell through the cracks.”)，意思是這件事被忽略或忘掉了。英文原意在為個人開脫責任，將錯誤歸咎於喧擾的工作環境。
但這句話其實是錯的，任何截止日或任務都不該被忽略，團隊只是忽略了該負責的人。究其原因，是文件記錄不夠完善，例如飯店高層無法指出誰是負責裝飾蜜月套房的人。
TMS Pro 可以協助改善文件紀錄，提高工作效率。只要知道自己該負的責任，人們就不再鬆懈，不再讓任務延宕。TMS Pro 整合多種技術，包含語音協作平台 Vocol.ai。
Vocol.ai 提供重要對話的逐字稿，例如飯店人員和潛在客戶之間的對話。Vocol.ai 也提供對話的摘要以及生成的待辦事項。飯店方可以利用這些文件找到溝通隱患。例如飯店人員可能常忘記試著向客戶推銷更高價的套房，管理人員可以透過回饋和訓練修正這些問題。
團隊合作可以實現夢想？
每個飯店都希望提高協作能力，但可能用錯方法了。他們常強調凝聚團隊的活動、口號等，甚至偶爾舉辦協作專家的工作坊。
雖然每項工具都有其用武之地，但飯店能發揮最大效益的方法是使用正確的技術。技術作為飯店營運的基礎，明智地選擇軟體可以為飯店帶來直接可見的價值。
Aiello 的 TMS Pro 即為一例。這種解方可以利用任務管理來集中工作流程，透過如時間分析等相關指標來改進決策，甚至透過結合 Vocol.ai 加強文檔紀錄完整性，進而增強增任感。
簡而言之，好的技術等同於團隊合作。有了 TMS Pro，飯店將獲得更高效、更敏捷、合作更順暢的團隊。
