คนส่วนใหญ่ไม่ได้เกี่ยวข้องในการทํางานเป็นทีมกับธุรกิจแบบดั้งเดิม เช่น การบริการ สมมติฐานทั่วไปคือการดําเนินงานของโรงแรมนั้นมีการเตรียมการล่วงหน้าไว้มากจนการทํางานร่วมกันจึงมีน้อยเมื่อเทียบกับภาคส่วนที่ใช้นวัตกรรมมากขึ้น
อย่างที่ใครก็ตามในอุตสาหกรรมโรงแรมสามารถบอกคุณได้ ไม่มีอะไรเพิ่มเติมจากความเป็นจริง การทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมมักเป็นศูนย์กลางสำหรับงานโรงแรมมากขึ้น หากไม่มีคุณสมบัติเหล่านี้ ประสบการณ์การเข้าพักโรงแรมจะพังทลายลง และแขกเริ่มเห็นแต่ละแผนกทำงานต่างกันอย่างเลวร้ายที่สุด
แผนกทำความสะอาดส่งมอบการบริการรูมเซอร์วิสแก่แขกช้า แผนกซ่อมบำรุงลืมทำความสะอาดน้ำรั่วซึมในล็อบบี้ พนักงานต้อนรับไม่สามารถบรรเทาความโกรธของแขกได้ ในขณะที่สิ่งเหล่านี้อาจดูเหมือนความผิดพลาดของแต่ละแผนก แขกอาจรู้สึกไม่พึงพอใจมากขึ้นในขั้นตอนการทำงานระหว่างทีม
เทคโนโลยีสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ ระบบการจัดการงานของ Aiello (TMS Pro) อำนวยความสะดวกการทำงานร่วมกันได้ทั่วทั้งโรงแรม และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ในท้ายที่สุด
รวมศูนย์กลางขั้นตอนการทำงานระหว่างแผนก
มีโซลูชันในการให้บริการมากมายที่อวดอ้างว่ามีวิธีบูรณาการระหว่างแผนกต่างๆ ได้ แนวทางนี้มีความเข้าใจผิด โรงแรมไม่ต้องการสะพานที่ซับซ้อนในการทำงานแบบแยกส่วน ซึ่งช่วยปัญหาได้เพียงเล็กน้อยเท่านั้น
สิ่งที่โรงแรมต้องการคือโซลูชั่นที่สามารถรวมศูนย์กลางการทำงานทั้งหมดได้อย่างแท้จริง ยกตัวอย่างสถานการณ์ทั่วไปของแขก ซึ่งส่งคำขอบริการรูมเซอร์วิสกลางดึก ด้วย TMS Pro พนักงานต้อนรับสามารถรับคำขอได้ทันที มอบหมายงานไปที่ห้องครัว ซึ่งสามารถส่งต่อไปยังแผนกทำความสะอาดเพื่อส่งมอบบริการในท้ายที่สุด ไม่ว่าขั้นตอนใดของขั้นตอนการทำงานนี้ พนักงานต้อนรับและฝ่ายบริหารจัดการโรงแรมสามารถตรวจสอบสถานะได้อย่างเรียลไทม์
มีคุณสมบัติอื่นๆที่เพิ่มมูลค่า ซึ่งทำให้ TMS Pro เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันกับหลายๆแผนก อย่างแรกคือมัลติมีเดีย ไม่เหมือนกับวิทยุสื่อสาร หรือ การจดด้วยกระดาษปากกา ผู้ใช้งานสามารถถ่ายรูปงานที่เกี่ยวข้อง เช่น รูปภาพสถานที่ของน้ำรั่วซึม ความสามารถนี้ช่วยให้พนักงานไม่ต้องแจ้งรายละเอียดด้วยปากเปล่า ดังคำกล่าวที่ว่า ภาพหนึ่งภาพแทนคำพูดนับพันคำ
อย่างที่สอง คือ ความสามารถในการจัดตารางงานต่างๆ ผู้จัดการโรงแรมอาจต้องมอบหมายงานในอนาคต ตัวอย่างเช่น คนมีชื่อเสียงอาจะเข้าพักหลังเวลาทำการทั่วไป เพื่อหลีกเลี่ยงการพลุกพล่านในล็อบบี้ งานนี้สามารถถูกมอบหมายแก่พนักงานต้อนรับได้เช่นเดียวกัน ดังนั้นพวกเขาสามารถวางแผนและดำเนินการได้ตรงเวลา
การทำงานร่วมกันอย่างประสบความสำเร็จทั่วทั้งโรงแรม ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานแบบศูนย์รวม ซึ่งปรับปรุงโดยการสนับสนุนมัลติมีเดียและการตั้งเวลางาน
ขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมอันชาญฉลาด
ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์โรงแรมส่วนใหญ่กล่าวว่าโซลูชั่นของพวกเขาช่วยให้องค์กรกลายเป็น “องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล” เมื่อลูกค้าที่มีความคาดหวังเจาะลึกไปในโซลูชั่น พวกเขามักจะเห็นว่าคำนี้ถูกโยนทิ้งไป
บางทีซอฟต์แวร์จะให้ข้อมูลบางอย่างได้ แต่อาจจะไม่มีประโยชน์สำหรับการปรับปรุงการดำเนินการ ข้อมูลประเภทนี้ต่อต้านประสิทธิผล เพราะสิ่งนี้เพียงแค่เพิ่มการรบกวนให้กระบวนการตัดสินใจเท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์โรงแรมแห่งหนึ่งอาจให้ข้อมูลระยะเวลาที่ผู้ใช้คงอยู่ในระบบ ในขณะที่สิ่งนี้อาจเป็นตัวบ่งชี้ของการซื้อและการปฏิบัติตามเทคโนโลยี แต่ก็เป็นเพียงตัวบ่งชี้ที่คลุมเครือเท่านั้น มีซอฟต์แวร์ที่วัดผลได้ดีกว่าสามารถใช้งานและมุ่งเน้นได้
โซลูชั่นที่ถูกต้องจะให้ข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องอย่างชัดเจนในการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น TMS Pro ให้ตัววัดผลที่สำคัญ 2 ประการ ประการแรก คือ วิเคราะห์เวลาดำเนินการ ซึ่งเป็นเวลาที่ใช้ไปกับแต่ละงานย่อย รวมถึงเวลาการทำงานจริง ยกตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการทำงานสำหรับบริการรูมเซอร์วิส โรงแรมอาจเห็นว่างานย่อยที่ยาวนานที่สุดไม่ใช่การทำอาหาร แต่เป็นการจัดส่ง การระบุคอขวดนี้จะช่วยปรับปรุงการตัดสินใจในการดำเนินการ โรงแรมอาจต้องการให้พนักงานทำความสะอาดปฏิบัติหน้าที่มากขึ้นในช่วงเวลาเร่งด่วน เช่น อาหารกลางวันหรืออาหารเย็น
TMS Pro ยังให้รายละเอียดอัตราส่วนที่ผิดปกติอีกด้วย หากมีงานที่สถานะผิดปกติ เช่น บางทีงานซ่อมบำรุงอาจใช้เวลานานกว่างานที่เทียบเคียงอื่นๆ ได้ การเน้นที่ความผิดปกตินี้สามารถช่วยให้โรงแรมปรับปรุงการตัดสินใจได้ งานที่ยาวนานหรือล่าช้าอย่างผิดปกติอาจะชี้ไปที่พนักงานได้รับการฝึกอบรมไม่เพียงพอ ซึ่งต้องได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม เพื่อทำหน้าที่หลักได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อเลือกใช้ซอฟต์แวร์ โรงแรมไม่ควรให้ความสำคัญกับข้อมูลเท่านั้น แต่ควรให้ความสำคัญกับข้อมูลที่สามารถจับต้องได้จริง
บันทึกการสนทนาที่สําคัญเพื่อความรับผิดชอบส่วนบุคคลและทีมที่มากขึ้น
เมื่อเลยกําหนดเวลาหรือพลาดการส่งมอบ คําพูดทั่วไปในธุรกิจคือ “การตกหลุมพราง” สํานวนนี้มีขึ้นเพื่อให้อภัยโทษทุกคน แทนที่จะโทษความเร่งรีบและวุ่นวายของชีวิตการทํางานในข้อผิดพลาดนั้นๆ
แต่คําพูดนี้เป็นเท็จเสมอ ไม่มีกำหนดเวลาหรือการส่งมอบใดที่ตกหลุมพราง องค์กรเพียงแค่สูญเสียมุมมองว่าใครควรเป็นผู้รับผิดชอบ เหตุผลก็คือมีเอกสารที่ไม่เพียงพอ ความเป็นผู้นำของโรงแรมไม่สามารถชี้ให้เห็นได้ว่าบ็อบหรือเจน จากแผนกทำความสะอาดได้รับมอบหมายให้จัดห้องชุดฮันนีมูนหรือไม่
TMS Pro สามารถช่วยให้โรงแรมปรับปรุงงานเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาได้ ผู้คนจะไม่รู้สึกหละหลวมอีกต่อไป โดยปล่อยผ่านงานต่างๆ โดยรู้ว่าปัญหาดังกล่าวนั้นจะเชื่อมโยงกับพวกเขา TMS Pro ทำงานร่วมกับเทคโนโลยีที่หลากหลาย รวมถึง Vocol.ai ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยเสียง
Vocol.ai ให้การถอดเสียงบทสนทนาที่สำคัญ เช่น การสื่อสารระหว่างพนักงานและแขกของโรงแรม สิ่งนี้ยังสร้างสรุปของบทสนทนา พร้อมฟังก์ชันอื่นๆ โรงแรมสามารถใช้เอกสารเพื่อค้นหาข้อผิดพลาดในการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจจะลืมเพิ่มยอดขายห้องสวีตที่ใหญ่ขึ้นแก่แขกเป็นประจำ แผนกบริหารจัดการโรงแรมสามารถแก้ไขปัญหาด้วยข้อเสนอแนะและการฝึกอบรม
การทำงานเป็นทีมสร้างงานในฝัน
โรงแรมทุกแห่งต้องการปรับปรุงการทำงานร่วมกัน แต่พวกเขาหลงทาง ดำเนินการผิดวิธี โรงแรมมักจะเน้นกิจกรรมต่างๆ เช่น การสร้างทีม ใช้สโลแกนในการสร้างแรงบันดาลใจ หรือเวิร์คช็อปในบางโอกาสจากผู้เชี่ยวชาญ
ในขณะที่เครื่องมือเหล่านี้มีตำแหน่งของตนเอง กิจกรรมที่นำมาใช้สูงสุดที่โรงแรมสามารถทำได้คือการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม เนื่องจากเทคโนโลยีสามารถทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับการดำเนินการของโรงแรมได้ การเลือกซอฟต์แวร์ที่ชาญฉลาดสามารถเพิ่มมูลค่าได้ทั่วทั้งโรงแรม
เช่นกรณีของ TMS Pro ของ Aiello โซลูชันนี้สามารถรวมศูนย์ขั้นตอนการทำงานทั่วทั้งโรงแรม ผ่านการจัดการงานที่ได้รับการปรับปรุง ปรับปรุงการตัดสินใจผ่านตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้อง เช่น การวิเคราะห์เวลาดําเนินการ และแม้กระทั่งเพิ่มความรับผิดชอบผ่านเอกสารผ่านการผสานรวมกับ Vocol.ai
บทสรุปของเทคโนโลยีคือเท่าเทียมกับการทำงานเป็นทีม ด้วย TMS Pro นั้น โรงแรมได้รับประสิทธิภาพที่มากขึ้น คล่องตัว และทีมที่ทำงานร่วมกันเป็นอย่างดี
